そのExcel研修、本当に「現場で使えるスキル」になっていますか？

人事ご担当者様として、一度はこのような課題に直面したことがあるのではないでしょうか？

基本的な操作はできても、実は多くの社員が「もっと効率的に作業できる方法」を知りません。その小さな非効率の積み重ねが、組織全体の生産性を静かに蝕んでいるとしたら…？

この記事では、多くの企業様で見過ごされがちな「作業効率を格段に上げるExcelの一手間」を、具体的な操作手順とともに解説します。研修でこの一手間を教えるだけで、社員の作業スピードは見違えるほど向上するはずです。

そのExcel研修、本当に「現場で使えるスキル」になっていますか？

「営業所」を「支店」に一括変換！ミスのない文字修正なら「置換」機能

資料を作成した後に、特定の単語をすべて変更しなくてはならなくなった経験はありませんか？例えば、資料内の「営業所」という単語を、すべて「支店」に修正するケースです。一つひとつ手作業で修正すると、時間がかかる上に、修正漏れのリスクも高まります。

こんな時に役立つのが「置換」機能です。

【ホーム】タブを開き、リボンメニューの右側にある【検索と選択】をクリックして、【置換】を選択します。

すると、【検索と置換】ダイアルボックスが表示されます。

【検索する文字列】の欄に、変更したい文字（例：「営業所」）を入力します。
【置換後の文字列】の欄に、新しく表示したい文字（例：「支店」）を入力します。

※この状態で【全て置換】をクリックして選択します。

すると、シート内の該当する文字が一瞬で置き換わります。

表の「見やすさ」を劇的に改善する「表示形式」

金額には「¥」と「桁区切りコンマ」を

売上表などの金額には、通貨記号とコンマをつけましょう。

①書式を変更したいセル範囲を選択します。
②【ホーム】タブをクリックして選択します。
③【数値グループ】に【桁区切りスタイル】とあります。コチラをクリックして選択します。

すると、通過の【コンマ】が表示されます。

小数点以下の桁数を揃える

平均値などを計算した際、小数点以下の桁数がバラバラだと、表全体が雑な印象になります。

①範囲選択をします。
②【ホーム】タブをクリックします。
③【団区切りスタイル】をクリックして選択します。

すると、簡単に桁を揃えられます。小数点以下の表示桁数を増やす/減らす両方のボタンがあります。覚えておくと便利です。

日付を「〇年〇月〇日」形式に

「2026/1/1」のようなシンプルな日付も、ひと手間加えるだけで丁寧な印象に変わります。

日付のセルを選択し、【ホーム】タブの書式一覧から【長い日付形式】を選ぶだけで

瞬時に変換できます。

デザインは選ぶだけ！【セルのスタイル】

【デザインセンスに自信がない…】という方でも、プロが作ったような見栄えの良い表題や見出しを簡単に作成できるのが【セルのスタイル】機能です。

①【表の見出し】をクリックします。
②【ホーム】タブをクリックします。
③【セルのスタイル▼】から【アクセント】をクリックして選択します。

あらかじめExcelに用意されたデザインセット（フォント、色、罫線など）を選ぶだけで、瞬時にセルに適用できます。

書類の見栄えを統一する「書式のコピー/貼り付け」

複数の表やセクションがある資料で、デザインがバラバラになっていませんか？「ここの書式だけ、あっちの表にも適用したい…」そんな時に便利なのが**「書式のコピー/貼り付け」**機能です。

文字のサイズや色、セルの塗りつぶし、前述した通貨表示（¥やコンマ）といった「見た目（書式）」だけを、他の場所に複製できます。

コピーしたい書式の元となるセルを選択します。

【ホーム】タブにある【書式のコピー/貼り付け】（ハケのアイコン）をクリックします。

すると、範囲選択した所が、この様な【破線】になります。

マウスポインタがハケの形に変わったら、書式を適用したいセルをドラッグするだけ。
これで、資料全体のデザインに統一感が生まれ、洗練された印象を与えることができます。

研修効果を最大化するために

いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介した機能は、私たちがご提供するExcel研修のほんの一部に過ぎません。

私たちの研修は「知っている」で終わらせず、「現場で使える」レベルまで徹底的にサポートすることをお約束します。貴社の社員一人ひとりが、自信を持ってExcelを使いこなし、生産性向上に貢献する。そんな未来を、私たちと一緒に創りませんか？

「うちの会社の場合はどうだろう？」「こんな課題にも対応できる？」など、まずはお気軽にご相談ください。貴社に最適な研修プランをご提案いたします。