ビジネスで大量の封筒を作成する際、手作業では時間がかかりすぎることがあります。そんな時に役立つのが、 ExcelとWordを組み合わせたデータの連携です。Excelで住所録を管理し、Wordでそのデータを使って封筒を一括作成する方法を知る事で、作業効率が格段に向上します。ここでは、初心者でも簡単に操作できる手順を紹介します。この記事を読めば、封筒作成の作業を短時間で完了できるようになります。
封筒に直接印刷するのは相手の名前だけではなく自分の社名を印刷します。
ここでは自分の会社の封筒の印刷をしてオリジナルの封筒を作成します。
返信用封筒も一緒に作成します。
紹介記事の人物
橋本 由夏（はしもと ゆか）
Excelの作家（主に、フリーランスとして活動しています。）
著書：Excel厳選テクニック本を出版
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職 業：Excel作家、ExcelのYouTuber、Excel・Wordの講演
出身地：熊本県
趣 味：Excelでどれだけ時短して、早く仕事が終わるかを追求する
経 歴：民間、パソコンインストラクター、公的機関で勤務経験あり
封筒の種類
業務で使用される封筒にはさまざまな種類があり、用途に応じて選ぶことができます。以下に、代表的な封筒の種類とその特徴を紹介します。
角型2号封筒
サイズと寸法
- 寸法: 240mm × 332mm
- 角形2号封筒は、A4サイズ（210mm × 297mm）の用紙を折らずにそのまま封入できるサイズです。ビジネスシーンで非常に多く使用されている標準的な封筒の一つです。
用途
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ポチップ
長型3号封筒
サイズと寸法
- 寸法: 120mm × 235mm
- 長形3号封筒は、A4サイズ（210mm × 297mm）の用紙を三つ折りにして封入できるサイズです。このサイズは、ビジネス文書や請求書などを送付する際に広く利用されています。
用途
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角型2号封筒でExcelからWordに差し込み印刷設定
多くの宛先に対して一つひとつ手作業で宛名を記入するのは、時間がかかり、ミスも起こりやすい作業です。そんな課題を解決するために、ExcelとWordを連携させた差し込み印刷機能を活用することで、効率的に封筒を作成する方法をご紹介します。
Excelフォーマットの用意
まず、宛名や住所、差出人情報をExcelシートに入力します。各項目（名前、住所、郵便番号など）は、それぞれの列に整理しておきます。
例: A列に「氏」、B列に「名」、C列に「郵便番号」を入力
Wordのテンプレート準備
Wordで角形2号封筒のテンプレートを作成します。
Wordの画面です。角型2号封筒をExcelから差し込み印刷設定します。
①【差し込み印刷】タブをクリック
②【差し込み印刷の開始▼】をクリック
③【封筒】を選択します。
すると【封筒のオプション】ダイアルボックスが表示されます。
③【封筒オプション】タブを選択します。
➃【封筒サイズ】は【角形2号】を選択します。
⑤【OK】ボタンを押します。
すると、この様に、横に印刷されてしまいますので、縦に設定を変更します。
WordにExcelの住所録が連携
⑥【レイアウト】タブをクリック
⑦【印刷の向き▼】から【縦】を選択します。
すると、封筒が【縦】に印刷されます。
すると、封筒が縦に印刷されます。
⑧【差し込み文書】タブをクリックします。
⑨【宛先の選択▼】をクリックして、【既存のリストを使用】を選択します。
すると、【データファイルの選択】ダイアルボックスが表示されます。
⑩【住所録】のExcelファイルを選択して、【開く】ボタンを押します。
すると、【データの選択】ダイアルボックスが表示されます。
⑪一番上を選択して【先頭行をタイトル行として使用する】にチェックを入れたままにします。
⑫【OK】ボタンを押します。
※WordにExcelの住所録が連携されます。
⑬【〒】を入力します。
※郵便番号と入力したら、候補に〒があります。
Excelから差し込み印刷
差し込み印刷とは、Excelに入力されたデータを基に、Wordで作成した文書に自動的に宛名や住所を差し込む機能です。例えば、顧客リストをExcelにまとめておき、その情報を使ってWordで作成した案内状や通知書に自動的に宛名を挿入できます。これにより、手作業の手間を大幅に省くことができ、ミスを防ぎながら、短時間で大量の文書を作成することができます。
〒の箇所をアクティブセルにします。
①【差し込み文書】タブをクリックします。
②【差し込みフィールドの挿入▼】のクリック
③【郵便番号】を選択します。
すると、郵便番号が挿入されます。
➃【文字】を大きくします。ここでは【20pt】位にしておきます。
⑤【差込み印刷】タブをクリック
⑥【結果のプレビュー】を選択します。
すると、郵便番号の数値に切り替わります。次のレコードをクリックすると、Excelシートの2行目、3行目、4行目、、、、と参照されていきます。
⑦アクティブセルにします。
⑧同じ手順で、【差し込み文章】タブをクリックします。
⑨【差し込みフィールドの挿入▼】をクリック
⑩【住所】を選択します。
⑪住所のフォントサイズは24pt位にします。
⑫【姓】【名】も同じ方法で【差し込みフィールドの挿入】をします。
⑬【姓】と【名】はスペースをあけて、後ろに手打ちで【様】を入力します。
⑭【住所】【姓】【名】様を中央寄せにします。
すると、【〒】が数値、【住所】【氏名】が文字に切り替わります。次のレコードをクリックすると、Excelシートの2行目、3行目、4行目…と参照されていきます。
送付元住所作成
この様に、簡易書留と、送付元の住所を入力します。
テンプレートを作成しておりますので、ダウンロードして、参考にしてください。
一旦Wordを閉じてしまったら
前回設定した、差込印刷の画面ですが、一旦閉じてしまったら、Excelとの連携がなくなります。Excelと連携をとります。
①【差込印刷文書】タブをクリックします。
②【宛先の選択▼】をクリック
③【既存のリストを使用】を選択します。
④連携する、Excelファイルを探して、クリック
⑤【開く】ボタンを押します。
【テーブルの選択】ダイアルボックスが表示されます。
⑥【住所録】の一番上を選択して、【OK】ボタンを押します。
すると、最初に設定した操作と同じく連携がとれます。
印刷方法
差し込み印刷を利用すれば、一度設定するだけで、正確な情報が自動的に反映され、統一感のある文書が出来上がります。
本記事では、この差し込み印刷の仕組みと、その設定手順を詳しく解説します。初心者でも簡単に実践できるよう、具体的なステップをわかりやすく説明しますので、ぜひこの方法を取り入れて、日々の業務をより効率的に進めてみてください。
この様に、簡易書留と、送付元の住所を入力します。
テンプレートを作成しておりますので、ダウンロードして、参考にしてください。
一旦、Wordを閉じてファイルを開く際
Wordを開くと、この様な、【メッセージボックス】が表示されます。
【いいえ】をクリックして、Wordを開きます。
前回設定した、差込印刷の画面ですが、一旦閉じてしまったら、Excelとの連携がなくなります。Excelと連携をとります。
①【差込印刷文書】タブをクリックします。
②【宛先の選択▼】をクリック
③【既存のリストを使用】を選択します。
④連携する、Excelファイルを探して、クリックしてします。
⑤【開く】ボタンを押します。
【テーブルの選択】ダイアルボックスが表示されます。
⑥【住所録】の一番上を選択して、【OK】ボタンを押します。
すると、最初に設定した操作と同じく連携がとれます。
印刷方法
Excelシートの全てのリストを印刷
①【差込印刷】タブをクリックします。
②【完了と差込▼】をクリック
③【文書の印刷】を選択します。
【プリンターに差し込み】ダイアルボックスが表示されます。
④【レコードの印刷】でExcelシートを全て印刷するなら【全て】を選択して、
【OK】ボタンを押します。
すると、Exceのリストの全てが印刷されます。
Excelのリストから選択して印刷
①【差し込み文書】タブをクリック
②【アドレス帳の編集】をクリックして選択します。
すると、【差込印刷の宛先】ダイアルボックスが表示されます。
③【差込印刷】をしない氏名のチェックを外します。
➃【OK】ボタンを押します。
※すると、チェックを外した方の差込印刷は出来なくなります。
長形3号封筒の作成（返信用封筒）
①【レイアウト】タブをクリックします。
②【サイズ▼】をクリック
③【その他の用紙のサイズ】を選択します。
【ページ設定】ダイアルボックスが表示されます。
④【幅】は【235】と入力します。
⑤【高さ】は【120】と入力して【OK】ボタンを押します。
すると、この様に横に印刷されます。
⑥【レイアウト】タブをクリック
⑦【印刷の向き▼】から【縦】を選択します。
すると、この様になります。この幅と高さが長型3号封筒になります。
余白が広いので余白を狭くなりますので、余白を広めにとります。
⑦【ページレイアウト】タブをクリックします。
⑧【余白▼】から【狭い】を選択します。
すると、余白が狭くなります。
これで文字を入力します。これは返信用封筒の自社の会社行で、角形2号の中の長形3号封筒になります。
文字を入力
①【挿入】タブをクリックします。
②【図形▼】をクリック
③【横書きテキストボックス】を使って、文字を入力します。
背景と枠線を消す
背景の削除
すると、上記の様に、枠線が表示されます。
【枠線】をクリックします。
①【図形の書式】タブをクリックします。
②【図形の塗りつぶし▼】をクリック
③【塗りつぶしなし】を選択します。
枠線の削除
④【図形の選択】をします。
⑤【図形の選択】タブをクリック
⑥【図形の枠線▼】をクリック
⑦【枠線なし】を選択してクリックします。
大きさを20ptに整えて、【MS Pゴシック体】にします。
すると、この様に郵便番号が完成されます。
※社名の大きさは【28pt】【太字】【MS Pゴシック体】にここではしています。
返信用封筒と入力をして、枠線を作成します。
⑤同じ手順で返信用封筒を入力して、枠線を作成します。
※社名の大きさは【24pt】【太字】【MS Pゴシック体】にここではしています。
詳しくは、解説動画と、ひな形のダウンロードサイトをご参照ください。
ビジネスや個人で利用できる様々な封筒が取り揃えられており、使いやすさや品質の面で信頼性の高いアイテムが多数揃っています。以下のリンクから、Amazonでお得に封筒を購入できるので、ぜひチェックしてみてください。業務効率の向上と、安心して郵送作業を進めるための封筒選びにお役立てください。
まとめ
ExcelとWordを使った差し込み印刷をすると、
大量の宛名入り封筒を作成する際、Excelに保存されたデータをWordに差し込んで印刷する差し込み印刷機能が非常に役立ちます。この機能を活用することで、個別に住所や名前を入力する手間が省け、正確で統一感のある封筒を短時間で大量に作成することが可能です。
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