「出張申請って、この書き方で合っているのかな？」
「残業申請のやり方、前にも聞いた気がするけど忘れてしまった」
「有給休暇のルールって、どの資料を見れば分かるんだろう？」

社内では、毎日のように小さな問い合わせが飛び交っています。

聞く側は、資料を探す時間がもったいない。
答える側は、同じ質問に何度も対応して疲れてしまう。

実は、この社内の小さな困りごとは、Microsoft Copilotを使うことで大きく改善できます。

今回ご紹介するのは、Copilotを使って作る
社内問い合わせbot、つまりAIエージェントです。

難しいプログラミングは必要ありません。

今回は、次の3ステップで進めていきます。

1つ目は、AIに渡す社内ナレッジの準備。
2つ目は、Copilotで問い合わせbotを作成。
3つ目は、完成したbotを実際に使って確認。

「AIエージェントに興味はあるけれど、難しそうで手が出せなかった」
そんな方でも、今日の内容を見れば、まず一歩目を踏み出せるはずです。

【Copilot×AIエージェント】社内問い合わせbotの作り方

AIに渡すナレッジを準備する

まず、AIに回答のもととして使わせる資料を用意します。

今回は例として、会社のルールをまとめた「社内規定」のPDFファイルを使用します。

利用できる資料の例は以下のとおりです。

社内規定
就業規則
申請マニュアル
経費精算ルール
有給休暇に関する資料
出張申請マニュアル
よくある質問集
人事・総務への問い合わせ一覧

資料は、できるだけ分かりやすく整理しておくことが重要です。

Copilotが資料を読めるか確認する

いきなりbotを作成する前に、Copilotが資料を正しく読み取れるか確認します。

Copilotチャットを開きます。【画像とファイルのアップロード】をします。社内規定のWordファイルをアップロードします。

次のように質問します。

「このファイルは何について書かれていますか？」

社内規定の内容に沿った回答が返ってくれば、Copilotが資料を読み取れている状態です。

読み取り確認のポイント

回答を確認するときは、以下の点をチェックします。

資料の内容に合った回答になっているか
関係のない内容を答えていないか
大まかな概要を正しく説明できているか
重要な項目を抜かしていないか

ここで正しく読み取れていない場合は、資料の形式や保存場所を見直します。

AIに正しい情報を渡せていない状態でbotを作成すると、誤った回答につながる可能性があります。

CopilotでAIエージェントを作成する

エージェント作成画面を開く

Copilotチャットを開きます。

画面左側のサイドバーから「エージェントの作成」を選択します。

表示された画面で「構成」を選択し、エージェントの設定画面を開きます。
ここから、社内問い合わせbotの基本設定を行います。

エージェント名を設定する

例：
社内規定エージェント

エージェント名は、社員がCopilot上で見たときに分かりやすい名前にします。
「何に答えてくれるbotなのか」が一目で分かる名前にすることが大切です。

説明文を設定する

次に、エージェントの説明文を入力します。

例）
社内規定に定められた内容をもとに、皆さんの質問に分かりやすく回答します。
説明文は、社員がエージェントを開いたときに表示されます。
この説明文によって、社員は「このbotに何を聞けばよいのか」を判断できます。

エージェントへの指示を入力する

次に、AIエージェントへの指示を入力します。
ここでは、AIにどのように回答してほしいかを具体的に設定します。

指示を書くときのポイント

AIへの指示では、以下の内容を明確にしておきます。

AIの役割
回答に使う情報の範囲
回答の口調
回答してはいけない内容
分からない場合の対応
担当部署へ案内する条件

特に重要なのは、AIに推測で答えさせないことです。

社内規定や人事・労務に関する内容は、誤った回答がトラブルにつながる可能性があります。

そのため、資料にない内容は無理に回答せず、担当部署への確認を案内する設定にしておきます。

ナレッジを登録する

次に、AIに参照させるナレッジを登録します。

ナレッジとは、AIが回答のもとにする資料のことです。

社内規定のPDFやFAQファイルを、Copilotのエージェントに登録します。

このとき、資料はMicrosoft 365の環境内に保存しておきます。

保存場所の例：

SharePointのフォルダー
Teamsのチャネル
Teamsのチャット
会社で管理しているMicrosoft 365上の共有フォルダー

ナレッジ登録時の注意点

社内資料をAIに読み込ませる場合は、保存場所と共有範囲に注意します。

社外に公開されている場所へ保存しない
個人情報が含まれる資料は慎重に扱う
閲覧権限のある人だけが使えるようにする
古い資料を登録しない
必要な資料だけを登録する

便利だからといって、すべての資料を登録すればよいわけではありません。

botの目的に合った資料だけを選んで登録することが大切です。

よくある質問を設定する

次に、社員がよく使う質問をあらかじめ設定します。

これにより、社員は質問文を一から入力しなくても、表示された質問をクリックするだけで確認できます。

よくある質問を設定しておくと、社員が迷わず使いやすくなります。

エージェントを作成する

すべての設定が完了したら、画面右上の「作成」をクリックします。

しばらく待つと、エージェントが作成されます。

作成が完了すると、公開範囲を設定する画面が表示されます。

公開範囲を設定する

共有方法を選ぶ

作成したエージェントは、必要な社員に共有できます。

共有方法には、以下のような方法があります。

URLをコピーして特定のメンバーに共有する
特定の部署だけに共有する
社員全員に共有する

利用目的に合わせて、適切な共有範囲を選びます。

公開範囲を設定するときの注意点

公開範囲の設定は非常に重要です。

社内規定の中には、全社員が見てもよい情報もあれば、一部の担当者だけが扱うべき情報もあります。

特に注意が必要な情報は以下のとおりです。

従業員の個人情報
給与に関する情報
人事評価に関する情報
退職金に関する詳細情報
機密性の高い社内ルール
一部部署だけが利用する資料

共有範囲を誤ると、本来見せるべきではない情報が表示される可能性があります。

エージェントを公開する前に、必ず資料の内容と共有先を確認します。

社内向け利用ルールを決める

社内問い合わせbotを安全に使うために、利用ルールも決めておきます。

利用ルールの例：

個人情報は入力しない
機密情報は入力しない
AIの回答だけで最終判断しない
重要な内容は担当部署に確認する
回答が不明確な場合は原本資料を確認する
誤った回答を見つけた場合は管理者へ報告する

AIエージェントは、社員の判断をすべて代行するものではありません。

あくまで、社内情報を探しやすくするための補助ツールとして使います。

完成した問い合わせbotを使う

作成したエージェントを開く

Copilotの左側メニューから「エージェント」を選択します。

一覧の中から、作成した「社内規定エージェント」をクリックします。

エージェント画面が開くと、設定した名前・説明文・よくある質問が表示されます。

表示されているよくある質問をクリックします。

または、メッセージ欄に質問を入力します。

質問例：

有給休暇はいつ付与されますか？
出張申請の方法を教えてください。
残業申請はどのように行いますか？
退職金の計算方法を教えてください。

送信すると、AIが登録された社内資料をもとに回答します。

回答内容を確認する

回答が返ってきたら、以下の点を確認します。

登録した資料に沿った回答になっているか
分かりやすい説明になっているか
誤った内容が含まれていないか
不要な情報まで表示していないか
担当部署への案内が必要な内容になっていないか

初回作成後は、必ず複数の質問でテストします。

実際の社員が聞きそうな質問を使って確認することで、運用前の不具合を見つけやすくなります。

ナレッジや指示を更新する

エージェントを編集する

作成したエージェントは、あとから編集できます。

エージェントの右側にある「その他」または「三点リーダー」をクリックします。

「編集」を選択します。

設定画面が開いたら、必要な項目を変更します。

---

更新できる内容

あとから変更できる内容は以下のとおりです。

エージェント名
説明文
AIへの指示
登録するナレッジ
よくある質問
共有範囲

社内ルールが変わった場合や、よくある質問が増えた場合は、必要に応じて更新します。

---

更新ボタンを押す

設定を変更したら、最後に必ず「更新」ボタンをクリックします。

更新ボタンを押さないと、変更内容が反映されない場合があります。
編集後は、必ずテスト質問を行い、正しく回答されるか確認します。

FAQを追加して精度を高める

社内規定だけでなく、よくある質問集を追加すると、より実務に近い回答ができるようになります。

たとえば、総務や人事に実際に届いた質問をまとめて、FAQファイルとして登録します。

FAQファイルに入れる内容の例：

質問内容
回答内容
参照する資料名
担当部署
問い合わせ先
更新日

現場でよく聞かれる質問を追加していくことで、社員にとって使いやすいbotに育てることができます。

よくあるトラブルと対処法

AIが正しく回答しない

原因として考えられること：

登録した資料が古い
資料の内容が分かりにくい
AIへの指示が不足している
質問文があいまい
必要なFAQが登録されていない

対処法：

最新の資料を登録する
FAQファイルを追加する
AIへの指示を具体的に書き直す
よくある質問を追加する
テスト質問を増やして確認する

---

トラブル2

資料にない内容まで回答してしまう

原因として考えられること：

AIへの指示で「推測しない」と設定していない
回答範囲があいまい
登録資料の内容が不足している

対処法：

AIへの指示に次の文を追加します。

「資料に記載がない内容については、推測で回答せず、『資料内では確認できません』と伝えてください。」

この指示を入れることで、AIが勝手に判断して回答するリスクを減らせます。

---

トラブル3

社員がbotを使ってくれない

原因として考えられること：

どこから使うのか分からない
何を質問できるのか分からない
よくある質問が少ない
社内で案内されていない
回答が分かりにくい

対処法：

社内チャットで利用方法を案内する
よくある質問を増やす
最初に使ってほしい質問例を表示する
説明文を分かりやすくする
担当部署から利用を促す

botは作るだけでなく、社員に使い方を伝えることが大切です。

まとめ

Microsoft Copilotを使うと、社内規定やFAQをもとにした問い合わせbotを作成できます。

社内問い合わせbotを導入すると、社員は必要な情報をすぐに確認でき、担当部署は同じ質問への対応時間を減らせます。

作成の流れは、次のとおりです。

社内資料を準備する
Copilotでエージェントを作成する
ナレッジを登録する
よくある質問を設定する
公開範囲を設定する
実際に質問して動作確認する
定期的に情報を更新する

社内問い合わせbotは、会社の情報を探しやすくするための案内役です。

作って終わりではなく、FAQを追加したり、資料を更新したりしながら、実務で使いやすいbotに育てていくことが大切です。