Microsoft Forms完全攻略｜基礎・自動化・Copilot活用まで

今回は、Microsoft Formsの使い方を、実際の画面を見ながらわかりやすく解説していきます。

Formsというと、
「ただのアンケートツールでしょ？」
と思われがちですが、実は業務ではもっと幅広く使えます。

たとえば、

研修後アンケート
社内申請フォーム
備品申請イベント
参加申込顧客満足度
調査理解度テスト
ファイル提出フォーム

など、情報を集める業務の入り口としてかなり便利です。

さらに最近は、Copilotを使ってフォームの下書きを作ったり、質問を改善したり、回答結果を分析したりすることもできます。今回は、基本操作から、回答率を上げる設計のコツ、Power Automateとの自動化、Copilot活用まで順番に紹介します。

Formsを開く

左上の四角ボタンから【その他のアプリ】をクックします。

すると、アプリ一覧が表示されますので、【Forms】を選択します。

すると、Formsのトップが画面が表示されます。

ここから新しいフォームを作ることもできますし、テンプレートを使って作成することもできます。最初からすべて作るのが不安な方は、テンプレートを使うのがおすすめです。

顧客満足度調査やイベント後アンケートなど、よく使う形式があらかじめ用意されているので、必要な部分だけ修正すれば短時間で作れます。

新しいフォームを作成する

今回は、新しく白紙のフォームから作成します。

左上の【新しいフォーム】を選択します。

たとえば今回は、
「生成AI研修後アンケート」
としてみます。

説明文には、回答の目的や所要時間を書いておくと親切です。

たとえば、
「本アンケートは、今後の研修改善のために使用します。回答時間は約3分です。」
のように書いておくと、回答者も安心して答えやすくなります。

スタイルの選択

この様に、スタイルの選択や、BGMまで居れることが出来ます。お好きなデザインを挿入してください。

質問形式を確認する

Formsでは、いろいろな質問形式を使うことができます。

よく使うのは、次のような形式です。

• 選択肢
• テキスト
• 評価
• 日付
• ランキング
• リッカート
• ファイルアップロード
• NPS

それぞれの形式を目的に合わせて使い分けることで、回答しやすく、集計しやすいフォームを作ることができます。

選択肢の質問を作る

「選択肢」をクリックします。

質問：所属部署を選択してください

選択肢：

• 営業部
• 総務部
• 情報システム部
• 人事部
• その他

まずは選択肢の質問を作ってみます。

たとえば、所属部署を聞きたい場合は、質問文に
「所属部署を選択してください」
と入力します。

そして、回答候補を入力していきます。

このように選択肢を用意しておくと、回答者はクリックするだけで答えられますし、集計もしやすくなります。

また、この質問を必ず回答してほしい場合は、右下の「必須」をオンにします。
複数回答を許可したい場合は、こちらの設定をオンにします。
たとえば、
「参加したプログラムをすべて選んでください」
のような質問では、複数回答が便利です。

テキスト質問を作る

次に、自由記述の質問を作ります。

「テキスト」を選択します。

たとえば、

「今回の研修で特に役立った内容を教えてください」
と入力します。

ここで大事なのが、「長い回答」の設定です。

短い回答で済む質問ならオフでも問題ありませんが、感想や改善要望のように長文になる可能性がある場合は、オンにしておくのがおすすめです。

この設定をオンにすると、回答欄が広く表示されるので、回答者が入力しやすくなります。

アンケートでは、作る側の便利さだけでなく、回答する人の使いやすさも大切です。

評価・NPSの質問を作る

次に、満足度やおすすめ度を測る質問です。
研修やサービスの評価では、数値で回答してもらうと後から分析しやすくなります。

たとえば、NPSの質問では、
「この研修を同僚にすすめたいと思いますか？」
というように設定できます。
0から10までのスコアで回答してもらうことで、どのくらいおすすめできる内容だったかを把握できます。
単なる感想だけでなく、数値データとして見たい場合に便利です。

アンケート設計の注意点

ここで、フォームを作るときに注意したいポイントを2つ紹介します。

1つ目は、1つの質問に2つの意味を入れないことです。

たとえば、
「本日の研修は楽しく、かつ有益でしたか？」
という質問は、一見よさそうに見えます。

でも、この質問には
「楽しかったか」
「有益だったか」
という2つの意味が入っています。

回答者によっては、
「有益だったけれど、楽しくはなかった」
という場合もあります。

そのため、こういう場合は質問を分けます。

• 本日の研修は楽しかったですか？
• 本日の研修は業務に役立つ内容でしたか？

このように、1つの質問では1つのことだけを聞くのが基本です。

評価の選択肢

2つ目は、評価の選択肢です。

5段階評価にすると、回答者が真ん中の
「どちらともいえない」
を選びやすくなることがあります。

はっきり傾向を見たい場合は、4段階評価にするのも一つの方法です。

セクションで分ける

質問数が多くなる場合は、セクションを使いましょう。

セクションを使うと、フォームをページごとに分けることができます。

たとえば、このように分けます。

セクション1は基本情報。
セクション2は研修内容の評価。
セクション3は自由記述。

1ページに質問がずらっと並んでいると、回答者は
「長そうだな」
と感じて離脱しやすくなります。

セクションで区切ることで、画面がすっきりして、回答しやすくなります。

分岐を設定する

次に、分岐を設定してみます。

分岐とは、回答内容によって次に表示する質問を変える機能です。

たとえば、
「追加で資料を提出しますか？」
という質問を作り、回答が「はい」の人だけに、ファイルアップロードの質問を表示させることができます。

下に追加して、【ファイルのアップロード】を選択します。

5番の質問で、追加で資料を提出する際はファイルをアップロードしてください。と入力します。

4番の質問で、質問の右下「…」をクリック「分岐を追加」を選択をします。

はいの場合は、5番に飛ぶようにします。

いいえの場合は【フォームの末尾】に飛ぶようにします。

この様なカタチです。

これを使うと、回答者に関係のない質問を見せなくて済むので、フォームがかなり使いやすくなります。
分岐を設定したら、必ずプレビューで確認しましょう。
自分では正しく設定したつもりでも、意図しない質問が表示されることがあります。

ファイルのアップロード

Formsでは、ファイルをアップロードしてもらう質問も作れます。
たとえば、

申請書
PDF資料
画像
見積書
レポート

などを提出してもらいたい場合に便利です。
ただし、ファイルアップロードは、基本的に組織内ユーザー向けの機能です。
社外の人も回答できるフォームでは使えない場合があるので、ここは注意してください。
ファイル数やサイズ、許可するファイルの種類も設定できます。

回答を収集する

フォームが完成したら、回答を収集します。
右上の「回答を収集」をクリックします。

ここで重要なのが、誰が回答できるかの設定です。
社内だけにしたいのか、社外の人にも回答してもらうのかを必ず確認しましょう。

共有方法は、リンク、QRコード、Outlook、Teamsなどがあります。

社内アンケートならTeamsで送ると便利ですし、イベント会場で回答してもらう場合はQRコードが便利です。

回答結果を確認する

回答が集まると、「応答」タブから結果を確認できます。

選択肢の質問や評価の質問は、自動でグラフ化されます。

簡単な集計であれば、この画面だけでも十分確認できます。さらに詳しく分析したい場合は、Excelで開くこともできます。
また、結果の概要リンクを共有すれば、関係者にも最新の集計結果を見てもらうことができます。

共同編集・テンプレート共有

Formsは、チームで共同編集することもできます。
たとえば、研修担当者、講師、上司など複数人で質問内容を確認しながら作ることができます。

また、作成したフォームはテンプレートとして共有できます。

たとえば、2026年度の研修アンケートを作ったら、翌年はそれをコピーして2027年度版として使うことができます。
毎回ゼロから作るのではなく、テンプレート化しておくと、作業時間をかなり短縮できます。

Copilotでフォームを作成する

Copilotが使える環境では、作りたいフォームの内容を自然な文章で入力するだけで、フォームの下書きを作成してくれます。
たとえば、
「生成AI研修後アンケートを作成してください」
と依頼します。
さらに、対象者や入れたい質問、回答時間などを指定すると、より実務に合ったフォームになります。
Copilotが作成した内容は、そのまま使うのではなく、必ず確認します。
質問が重複していないか。
わかりにくい表現がないか。
回答者にとって答えやすい順番になっているか。
このような視点でチェックしましょう。

Copilotに改善を依頼する

Copilotは、フォームを作るだけでなく、改善にも使えます。

たとえば、
「3分以内で回答できるように短くしてください」
「自由記述を減らしてください」
「わかりにくい質問を修正してください」
というように依頼できます。

特にアンケートでは、質問の聞き方がとても重要です。

Copilotを使うことで、質問のたたき台をすばやく作り、人間が最終チェックをする、という流れが効率的です。

Microsoft Formsは無料で使えますか？

Microsoft Formsは、無料のMicrosoftアカウント（Outlook.comなど）があれば基本無料で利用できます。アンケートやクイズを簡単に作成でき、集計データも自動的にグラフ化されます。

Formsで誰が回答したかわかる？

Forms（Microsoft Forms / Google フォーム）では、設定や運用方法によって回答者を特定できます。

Formsの回答は他の人も見れる？

Forms（Microsoft FormsおよびGoogle フォーム）の回答は、作成者が設定を公開していない限り、他の回答者が見ることはできません。初期状態では、回答者自身は他の人の回答を閲覧できない仕様になっています。 

まとめ

今回は、Microsoft Formsの基本操作から、質問設計のポイント、分岐、ファイルアップロード、回答収集、結果確認、Power Automateによる自動化、そしてCopilot活用まで紹介しました。

Formsは、ただのアンケートツールではありません。

情報を集める。
集計する。
関係者に共有する。
通知や承認を自動化する。
そしてCopilotで作成や分析を効率化する。

ここまでできる、非常に実務向きのツールです。

まずは、研修後アンケートや社内申請フォームなど、身近な業務から試してみてください。

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それでは、また次の動画でお会いしましょう。