「生成AIで文章作成の時間は短縮できたけど、成果物の品質は本当に大丈夫？」 「上司への報告やプレゼンで、いつも自分では想定していなかった点を指摘されてしまう…」
このような悩みを抱えながら、日々の業務に取り組んでいる方は多いのではないでしょうか。
生成AIは、文章や資料をゼロから「作る」ことだけが得意なのではありません。実は、人間では気づきにくい客観的な視点から内容を「チェック」し、仕事の質そのものを格段に向上するツールでもあります。
一人では気づけない視点を与えてくれる相談相手として、活用することで、質の高い仕事が可能になります。
今回は、Googleの生成AI「Gemini」に搭載された新機能「Gem（ジェム）」を活用し、日々の業務クオリティを劇的にアップさせる2つの具体的なシーンをご紹介します。
「Gem」って何？
Gemを使えば、「部下へのフィードバック用」「資料レビュー用」といった特定の用途に合わせた指示をあらかじめ設定しておくことで、ワンクリックでそのタスクに特化した「皆さんの専用アシスタント」を呼び出すことができます。
メール・メッセージのハラスメント＆ニュアンスチェック
部下や後輩へのフィードバック、あるいは同僚へ少しデリケートな内容のお願いをする際に、「この表現で相手を傷つけないか」「高圧的、あるいはパワハラと受け取られないか」と、送信ボタンを押す手が止まってしまった経験はありませんか？
まずは、頭の中にある文章を作ってみます。
この様に、Geminiに相談したとします。
すると、この様に、パターン1～パターン3まで文章を考えてくれます。
自分では良かれと思って使った言葉が、個人の価値観の違いから、相手のモチベーションを下げてしまうこともあります。繊細さが求められるコミュニケーションを、生成AIでチェックする事が出来ます。それが客観的な視点を持つGemです。
「メッセージチェックGem」を作ってみよう
Gemを作成
Geminiのメニューから「Gemを作成」を選びます。
するとこの様な画面になります。Gemは簡単に言うと、指示の文章をあらかじめ、保存して、Geminiに指示や依頼をするテンプレートです。
【必須条件】
・課題を真剣に受け止めさせる指摘を入れる
・相手のモチベーションを上げる前向きな言葉を入れる
・人格否定など、ハラスメントにならないよう最大限配慮する
・具体的な改善提案を含める
・伝える際の注意点もアドバイスする
上記を踏まえてmailを作成してください。
あらかじめこの様なプロンプトを作成しておきます。
部下や後輩へのメッセージをチェックするGem。相手のモチベーションを維持しつつ、改善点を具体的に伝える。ハラスメントにあたる表現や、誤解を招く可能性のある言葉は避けるように」といった簡単な指示を入力することで、毎回、同じ形式で部下へのメッセージを添削してくれるという形式になっています。
まず、【Gem】を作成のボタンをクリックして選択します。
名前を自分の分かる様な形式で記載し、カスタム指示の所に先ほどの文章を貼り付けます。
そして、右上の保存ボタンを押すと、
すると、この様なポップアップが表示され、Gemに登録されました。
【チャットを開始】ボタンを押してみます。
すると、この様な画面になり、この様に、Gemを使えば、「部下へのメール用」「資料レビュー用」といった特定の用途に合わせた指示をあらかじめ設定と、タスクに特化した「皆さんの専用アシスタント」を呼び出すことができます。
呼び出しの方法
チャットの新規作成を選択すると、この様に、新しく作成した、Gemのテンプレートが表示されます。
テンプレートとして保存しておくことで、すぐ呼び出す事が出来、同じ文面を何回も考えて入力する手間がなくなります。
使用例）
さきほどの文面を、Gemで構成して貰います。
すると、この様な文章が返って来て、メールを送る際のPOINTまで記述してくれます。
まとめ
今回ご紹介した「Gem」活用の最大のポイントは、こうしたいというご自身のプロンクトを雛形にいれて毎回同じ形式でアウトプットしてくれます、これで、業務効率化や、ミス防止にもつながります。
「こういう観点もチェックしてほしい」「この指示を追加したら、もっと的確な答えが返ってきた」といった日々の業務で得た気づきを、皆さんのGemに反映させていきましょう。あなただけのGemを育ててみてはいかがでしょうか。
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