今回はExcel初心者の方が最初に覚えるべき関数9選をご紹介します。
最低限これさえ覚えておけば普段のお仕事がかなり効率化できるという関数を厳選しました。
操作資料もダウンロード出来るので、一緒に操作してください。
又、概要欄に目次を載せてますので覚えられなかったものは後から何度も見返してみてください。
さらに動画の後半では関数を覚えるのが苦手な方でもできる関数を使うよりも簡単に早く作業できる方法をご紹介しますので是非最後までご覧ください。
Excel初心者が最初に覚える関数9選！
SUM関数
SUM関数は選択した範囲の合計値を求める関数です。
SUM関数はさすがに知ってるという人も多いかと思いますので後ほど追加でテクニックをご紹介します。
今回はコチラの表を使って従業員の営業成績の金額の合計と従業員全員の月の営業成績の合計を入力していきたいと思います。
【=sum】と入力すると、上記の様な候補が表示されます。SUM関数が候補であるので、キーボードの【TAB】キーを押すか、マウスでクリックして、選択します。
すると、この様に、イコールSUM（）【括弧】と表示されます。
この様に、範囲選択すると、【C3】～【E3】まで破線になります。最後の閉じ括弧は不要です。【Enter】キーを教えて確定してみましょう。
すると、山田太郎さんの、1月～3月の営業利益の合計金額が算出されます。これがSUM関数となります。
数式を表示する
数式を表示するには、合計の欄をクリックして、キーボードの【F2】キーを押します。すると、関数が、再表示されます。
この、範囲選択した、括弧の名前を【引数】と言います。
この引数の青い枠の事を【カラーリファレンス】と言います。枠の部分をドラックして動かすと、連動して、数式内の引数も変わって行きます。
又、この様に、カラーリファレンスをドラックして広げる事も出来ます。一旦、元に戻しておきます。
数式の入った、F列2行目の右下にマウスポインターを置くと、マウスポインターが十字になります。この状態でダブルクリックすると、他の、合計結果も計算することが出来ます。
Excelの凄い所は、この様に、関数を移動したら、勝手にコピーしてくれる所です。
どういう事か？というと、F3セルをクリックして、ファンクションキーの【F2】キーを押します。
すると、C3～E3が参照されていますが、
F4をクリックして、キーボードの【ファンクションのF2】を押すと、下の、C4～E4が参照されています。
これは、下の行に関数を、コピーした事で、自動的に、引数も1行ずらしてくれます。逆に言えば、コピーすると、勝手に行がずれるので、ずらしたくない時は、困ってしまいます。
例えば、この様に、チェット代が、全て、1800円の時、関数としては、
関数としては、＝SUM（ 来場者×チケットなので、C4×F4として、エンターキーを押します。
そのまま、下にオートフィルすると、この様になってしまいます。
この様に、チケットのセルがずれてしまい、上手く、来場者の売上を合計できません。
この様な際は、【絶対参照】という機能を使います。
【絶対参照】は【引き数】を動かない様に固定する機能になります。
やり方は、一番最初に作成した関数、ここでは、D列4行目を選択して、【F2】キーを押します。すると、数式が表示されます。
この状態で、キーボードのファンクションの【F4】キーを押します。すると、この様に、＄マークが表示されます。このドルマークがついた値は、チェットの1800円が固定されます。この状態で【Enter】キーを押せば、大丈夫です。
もう一度、フィルハンドルでドラックするレば、他の売上もきちんと算出出来ます。F2キーで確認すると、キチンとチェット代が固定されていることが分かります。
絶対参照で気を付けるのは、カーソルがある値に＄マークがつくという事です。カーソルを、絶対参照にしたくない箇所で、ファンクションのF4キーを押すと、間違えた計算になるので、注意しましょう。
SUM関数のショートカットキー
実は、SUM関数には、ショートカットキーが存在します。
【Alt】+【shift】+【＝】でこの様に、一発で合計を算出することが出来ます。この場合よーく見てみると、数式の上に合計する金額が表示されているので、2重チェックする事が出来ます。
これを使用すれば、一発で、氏名の合計と、それぞれの営業利益の合計、そして、総計が一発で求められます。
便利なので、ぜひ、覚えておくと良いと思います。
AVERAGE関数
AVERAGE関数は、平均を求める関数です。
F3セルに、AVと入力すると、この様に予測変換が表示されます。キーボードのタブキーで選択する事ができますので、AVERAGEを選択します。
この様に、平均を出したい箇所を選択します。ここでは、C3～E3までを範囲選択肢、そのまま【Enter】キーを押します。
すると、山田太郎さんんい、1月～3月の営業利益の平均が表示されます。
そのまま下にオートフィルすると、他の平均も表示されます。
COUNT関数
COUNT関数は、セルの範囲の中で、数値が何個あるのかを数えるくれる関数です。
B列にデータを9個用意しています。この中には、文字列、数値、日付など、色々なデータがあります。この中で、COUNT関数を使用して、数値の数を表示させていきます。
早速やっていきましょう。
COUNT関数を表示さえて、引数の値は、この様に、データの欄を範囲選択します。この状態で、キーボードのENTREキーをおします。
すると、数値が5個あることがわかりました。どのセルの事を言っているのか？というと、1と20は、数値です。山田さんや、田中さんなどは、数値ではありません。文字を入力すると、左よりになります。左よりになっているものは、文字列と言います。又、2月10日は、文字列に見える方もいらっしゃると思いますが、右よりになっているので数値です。
Excelなどのソフトウェアでは、日付を「シリアル値」と呼ばれる数値で管理しています。ユーザー定義を標準に戻すと、シリアル値で45698と表示されます。これは、「1900年1月1日」を「1」として、何日経過したかを示す数値です。
次は、2.365と3.12は数値ですので、全部で5つ数値があることが分かります。
COUNTA関数
次に、COUNTA関数は、範囲の中で空白ではないセルの個数を表示します。
この様に、関数を挿入して、範囲選択します。
すると、9と表示されます。
このデータの中の1行目から3行目までを選択して、Delで消すと、残りが空白ではないセルが6つあるので、6と表示されるのが分かります。
TEXT関数
TEXT関数セル内の数値を指定した形式の文字列に変換する関数です。
この様な講座名と日付があります。
TEXT関数を挿入すると、【値】【表示形式】という引数が表示されます。
【値】は文字列に変換したい数値を指定します。
【表示形式】は、値をどのように表示するかを指定する文字列の事です。
この様に、値は、C3セルの日付を選択して、表示形式の引数は、文字列ですので、ダブルコーテーションを入力して、ここでは、aaaと入力し、エンターキーを押します。
すると、日付に対しての曜日が表示されます。曜日は、文字列ですので、左りよりに表示されます。下にオートフィルして、他のセルの曜日も表示させておきましょう。
IF関数
IF関数とは?
条件によって異なる処理（値の表示や計算結果など）を実行するための関数です。
例えば、「点数が70点以上だったら”合格”、そうでなければ”不合格”」というように、「条件に一致しているか、していないか」で、表示する内容を変更できます。
試験の結果データがあったとして、点数によって合否を判別する際、データが数件であれば目視で判断するのも可能ですが、データが百件、千件、となれば、目視で判断するのは難しいですよね？
そこで、
IF関数を使えば、データ量にかかわらずミスなく正確に表示することが出来ます。
IF関数の形式
=IF (論理式, 真の場合, 偽の場合)
論理式：「YES」か「NO」に答えを分けられる式です。
真の場合：論理式が正しい場合に表示します。
偽の場合：論理式が間違っている場合に表示します。
「真の場合」「偽の場合」って？
式の形式にある「真(しん)の場合」「偽(ぎ)の場合」というのは、「真」は漢字のとおり「真実(しんじつ)」、「偽」は「偽り(いつわり)」を意味します。
「真の場合」とは、「条件に一致していたら」。
逆に「偽の場合」とは、「条件に一致していなかったら」という意味です。
関数では、英語で「True(トゥルー)/False(フォルス)」、また数字では1か0で表しています。
ここでは、成績一覧表のセル「C3」セルの点数が「70点以上」なら「合格」、そうでなかったら「不合格」と表示する関数式をセル「D3」セルに表示します。
この場合の関数式は上記の様になります。
下にオートフィルすると、他の判定も分かります。
VLOOKUP関数
VLOOKUP関数とは？
VLOOKUP関数は、条件に一致するデータを返す関数です。上記の様に、特定の値で表を検索し、表の中の必要な情報を抽出することができます。ココでは、3と入力すると、3のイチゴが表示されます。
VLOOKUP関数の構文
VLOOKUP関数には４つの引数があるので、構文を見てみましょう。
検索値は、 どのデータで
範囲は、どこを検索して
列番号は、どの列にある値を取り出すか？
又、検索値は、検索の型です。検索の型は一旦置いて解説します。
セルI4のVLOOKUP関数では、［検索値］にセルH3（No）、［範囲］にセルB4～F9（商品の範囲）が指定されています。又、［範囲］は、表の見出しはを含めないで選択します。3つめの引数［列番号］は、［範囲］で指定した表のうち、取り出したい値がある列が左から何列目にあるかを意味します。セルH3では、商品の範囲の2列目にある「食品名」を取り出したいので「2」としています。
VLOOKUP関数の4つめの引数［検索の型］は、「TRUE」または「FALSE」で指定します。しかし、多くの場合は完全に一致する値を検索することが多いため、4つめの引数は「FALSE」にすると覚えてしまっていいでしょう。
又、VLOOKUP関数から進化したXLOOKUP関数という関数があります。下記の記事を参考にしてください。
SUMIF関数
SUMIF関数は、Excelで、特定の条件を満たすセルの値のみを合計するための関数です。例えば、ある商品の売上合計を商品カテゴリーで分けたい場合や、特定の期間の支出だけ合計したい場合などに便利です。
構文は、=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)です。
- 範囲:条件を適用するセルの範囲を指定します。
- 条件 :条件を定義します。例えば、数値、テキスト、または関数で定義できます。
- 合計範囲:合計するセルの範囲を指定します。この引数を省略すると、範囲で指定されたセルが合計されます。
ROUND関数
ROUND関数は、指定した桁数まで表示するように四捨五入する関数です。
「ROUND関数」とは、指定する値を四捨五入する関数です。数値を指定する桁数まで求めることができます。
四捨五入する場合、数値は、四捨五入したい元の値 桁数は、どこの桁で四捨五入するのか指定します。
桁数の指定はこのような形です。
この様に入力して、キーボードの【Enter】キーを押すて、【オートフィル】します。
この様に、四捨五入されます。
ROUNDUP関数は切り上げです。同じ表を使用して、百の位で処理する「-3」の桁数で切り上げると
この様になります。他の桁数もオートフィルして確認すると、切り上げているという事が分かります。
ROUNDDOWNで切り捨てるとこの様になります。
TODAY関数
日付を入力したいセルに【＝todey(】と入力して、そのまま【Enter】キーを押します。
すると、本日の日付が入力されます。【TODAY】関数は、関数を入れておけば、日付が変わっても、自動で日付を反映してくれます。日付をまたぐ様な資料には、【TODAY】関数を使用しましょう。
又、本日の日付入力だけでイイなら、【Ctrl】+【；】のショートカットキーで入力するのがおススメです。
まとめ
今回はExcel初心者の方が最初に覚えるべき関数9選をご紹介しました。
最低限これさえ覚えておけば普段のお仕事がかなり効率化できるという関数を厳選しました。
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