今回のテーマは“AI×PowerPoint”を使った資料作成の効率化です。みなさんは普段、PowerPointでの資料作成にどのくらい時間をかけていますか？ まさに、そんな方に“AI×PowerPoint”の活用法をご紹介していきます。
この記事を見れば、『ちょっと面倒だな』と思いがちな図解やレイアウトの作業を、サクッと仕上げられるようになります。このチャンネルでは、MicrosoftOfficeやビジネス資料作成に役立つヒントを発信しています。よかったらチャンネル登録と高評価をお願いします！
紹介記事の人物
橋本 由夏（はしもと ゆか）
Excelの作家（主に、フリーランスとして活動しています。）
著書：Excel厳選テクニック本を出版 コチラから本が見れます
職 業：Excel作家、ExcelのYouTuber、Excel・Wordの講演
出身地：熊本県
経 歴：民間、パソコンインストラクター、公的機関で勤務経験あり
今日の流れは、ChatGPTの基本的な役割から理解して、書きした文章をAIに要約・整理をしてもらう方法を解説します。次に、PowerPointのスマートアート機能を使って図解を一瞬で作る方法をご紹介します。
突然ですが、皆さんは“AIに文章を書かせたら、変な日本語になった”という経験はありませんか？
そこでおすすめなのが、“AIに整えてほしい文章”をあらかじめ自分で用意し、要約・構造化だけを手伝ってもらう方法です。こうすると、“意図しない文章”が生成されるリスクをぐっと減らせます。
「AI×PowerPoint」で資料作成を効率化
本日のテーマ
どの様な資料が出来るか？というと、
この様な文面で書いたPowerPointの資料が
こんな形の、ピラミッドリストにしたり、
こんな形の、箇条書きリストにしたりします。
この様なボックスリストに出来ます。
この様な、表形式にも出来ます。
ChatGPTで文面の構成
AIを使って資料を作成する際は、まず目的やターゲット読者を明確にし、どのような内容が求められているかを把握しましょう。次に、あらかじめアウトラインを作成し、重要なポイントを整理した上でAIに文章生成を依頼すると、論点がぶれにくくなります。また、AIの出力は時に不正確な情報を含む可能性があるため、専門用語や事実関係、数値データなどは必ず手動で確認し、信頼できるソースを参照してください。
この様な文章をあらかじめ書いています。
この様にChatGPTにコピペして、
上記の文章を3項目に箇条書きにして
大見出し、小見出しで書いて数字は入れない
この様に、文面を記載して、【Enter】キーを押します。
この様に、ChatGPTが出力してくれます。凄いですよね～この文面をコピーします。
PowerPointでレイアウトの変更
そして、PowerPointに貼り付けをします。
【キーボード】の【タブ】キーで文字の位置を調整します。
■も【Del】で消しておきます。
範囲を選択して、【右クリック】して、【その他のSmartartグラフィックス】をクリックして選択します。
すると、Smartartグラフィックスの選択、ダイアルボックスが表示されるので、気に入ったグラフィックを選択して、【OK】ボタンを押します。
フォントの大きさや、ボックスの色などは、お好みで、カスタマイズしてください。
次に、【横方向箇条書きリスト】を選択します。
すると、この様に、小さく表示されます。少し見にくいですよね？
こんな場合は、
こんな場合は、ボックスを右クリックして、【グループ化】から【グループ化】の解除を選択します。
すると、1つ1つが分解されて、ボックスになるので、位置の調整や、フォントの大きさの調整が出来ます。
この様な形に仕上がりました。
図形の形を変える
【図形の書式】タブから【図形の編集▼】から【図形の変更】から【四角形メモ】を選んでクリックします。
すると、この様になります。
表形式にする
先ほどの文章を、表形式で出してもらうために、【上記を表形式にして】と入力します。
すると、この様にChatGPTから返答が返ってきました。この内容をコピーして、Excelシートに貼り付けます。
この様に、Excelシートでカスタマイズします。コチラをPowerPointに貼り付けます。
この様に、PowerPointに表形式で表示されます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？ AIとPowerPointを上手に組み合わせることで、資料作成がここまで簡単に進むなんて驚きですよね。改めてポイントをまとめると、『まずは殴り書きでアイデアを出す→AIに要約・構造化を依頼→PowerPointのスマートアートで図解化』この流れが基本です。ぜひ挑戦してみてくださいね。
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