【Excel】PDF変換方法

Excelで作成したデータをPDFに変換する方法について解説していきます。それでは早速やっていきましょう。

PDF変換方法

コチラはExcelの画面です。PDFに変換する事は、そこまで難しくないので行っていきましょう。

【F12】でPDF変換

まず、Excel内で、ファンクションの【F12】を押します。

すると、【ファイルの種類▼】にPDF変換とあります。コチラを選択します。

今回は、デスクトップに保存したいので、デスクトップを選んで保存します。（ファイル名は自由に決めて大丈夫です。）
今回は【PDF】としておきます。※保存場所をファイル名を確実におこなってください。

ExcelをPDFに変換する時の注意点

この様に簡単にPDFに変換する事が出来るのですが、ココでは注意点があります。先ほど、PDFに変換したデータを確認すると、

保存したデータを開いて確認すると、2枚にまたがって、PDF変換されています。実際にコレだとなかなか見にくくなっていますし、1ページに収めた方がよいです。これだと、見にくくなってしまいます。用紙は横向きで1ページで収めた方が見やすいです。そのままPDFに変換すると、この様にキレイにページ内に収めきれなかったり、2ページにまたがってしまいます。これを綺麗にPDFにする為には、Excelでの設定をする必要があります。コチラを操作してみます。

Excelを綺麗にPDFに変換する方法の設定

ExcelをPDFで確認するためには、印刷プレビュー、改ページプレビューの確認が必要になります。
まず、印刷プレビューは、Excelで作ったデータをどの様な状態で印刷できるか？ソチラを確認する画面です。
まず、ソチラの画面の確認をしていきます。

印刷プレビュー

キーボードの【Ctrl】+【P】を押します。

すると、印刷プレビューが表示されます。用紙は横方向が配置しやすいので、【縦方向▼】から【横方向】を選択します。

すると、この様に印刷されるのが分かります。しかし、このままだと、12月の支店別売上表が印刷プレビュー内にはいってません。12月分の支店別売上表は、2ページにまたがっています。上記を1ページに収める必要があります。

そこで、印刷プレビューの左側の、【拡大・縮小なし▼】から【シートを1ページに印刷】をクリックして選択します。
すると、何ページにまたがっているデータでも1ページに表示されます。

PDFに変換する場合は、必ず、この印刷プレビューの画面で何ページになっているか？ご自分が収めたいページになっているか？そういった所を確認してください。

元の画面にもどって、ファンクションの【F12】でPDFに変換しましょう。

改ページプレビューで設定

改ページプレビューとは？画面表示モードの一種で印刷範囲が、青い点線で表示されることです。
印刷ページの境界線を設定可能にします。

改ページプレビューの表示

【表示】タブから【改ページプレビュー】をクリックして選択します。

すると、Excel画面がこの様になります。青い枠線や、点線が表示されます。コチラが改ページプレビューの画面になります。Excelのデータはどこからどこまでが、ページの境目か？わかりずらいです。ですからこの改ページプレビューの画面が必要になります。まず、確認することは、現状のページが何ページ目になるか？

そとの枠線は、全体のExcel画面になり、点線で区切られている場合は点線の境目になります。
コチラの点線を境にページが区切られていて、11月分までが1ページ　12月が2ページとなっています。
何もしなくても、1ページに収まっている場合は何もしなくても良いのですが2ページにまたがっている場合は設定が必要になります。

改ページプレビューで確認する事は？

この様に、青の部分に矢印を合わせると、マウスポインタが黒の両矢印になりますので、右にドラックすると、印刷範囲が変わります。上も同じです。この様に、枠の外にはみ出している箇所は印刷はされないです。この状態で印刷画面に確認すると、支店別売上表全てが印刷されます。

ページの境目に点線があったら、2ページにまたがって印刷する事になります。

ページの点線を調整して、5月までを1ページ6月から2ページ目に点線を移動させて設定すると、この様になります。
どちらも、ページの区切りに代わりはありませんので、形は気にしなくても大丈夫です。
線をはしまで、ドラックすると、全て、印刷することが出来ます。

全て1ページに収めて、最初のPDFの設定をします。すると、PDFに変換する際、全ての表が1ページに印刷出来ます。

途中で、改ページプレビューを入れる

まず、7月部分を選択して【ページレイアウト】タブから【改ページ▼】から【改ページの挿入】をクリックして選択します。

すると、改ページの境目が表示されます。後から、ページの境目を挿入したい場合、ページレイアウトからページの境目を表示する事ができます。

まとめ

この様に、ExcelをPDFを設定する場合は、最終的に印刷の画面で確認するようにしてください。この印刷画面でご自分が思った様に、PDFの画面になるか？ご確認してください。